Twence is een energie- en grondstoffenleverancier in Twente die elektriciteit levert aan de zakelijke markt en zo’n 30% van de Twentse huishoudens van verwarming voorziet. Zij hebben een toekomstgericht visie, ook als het gaat om hun personeel en thuiswerken. Met 250+ werknemers in hun personeelsbestand is er een deel van het personeel werkzaam in operationele dienst. Twence scoort met hun thuiswerkaanpak. Ze hebben zelfs hun eigen ‘thuiswerkbeleid’ opgesteld.
Wat deden zij toen thuiswerken de norm werd tijdens de coronapandemie? Welke acties ondernamen zij voor al het personeel dat niet kan thuiswerken? En hoe creëerden zij een eigen thuiswerkbeleid? Wij spraken hierover met Gisela Kemna, HR-businesspartner en Egon Schreven, veiligheidskundige bij Twence.
Wat heeft Twence gedaan toen thuiswerken de norm werd tijdens de lockdown?
Gisela: ‘Het was even zoeken naar oplossingen. Een deel van onze medewerkers werkte al tot 1 dag per week thuis. Dat is gecontinueerd. Door de coronamaatregelen werd thuiswerken de norm, daarom hebben wij het thuiswerken opgeschaald naar zoveel mogelijk thuiswerken. Bovendien heeft Twence er direct voor gezorgd dat online vergaderen technisch adequaat ingericht werd. In eerste instantie werkte ons personeel op eigen laptop/computer, waarmee zij in ons Twence-systeem konden inloggen. Vervolgens hebben wij thuiswerkmiddelen gefaciliteerd en recent is daar een Twence-laptop aan toegevoegd.
Leidinggevenden hebben hoge betrokkenheid bij werknemers
‘De leidinggevenden van Twence belden regelmatig met werknemers om te vragen hoe het ging, onder andere om de mentale belastbaarheid van de werknemers in de gaten te houden. Zij hebben bovendien informatie ontvangen van HR met betrekking tot psychosociale arbeidsbelasting en hoe zij dit bespreekbaar kunnen maken. Daarnaast kregen onze medewerkers een preventief ‘coronagesprek’ aangeboden dat zij met de bedrijfsarts kunnen voeren. Om de verbinding te houden waren er ook digitale teamdagen. Bijvoorbeeld een gezamenlijk kerstontbijt of gezamenlijke lunch. Ook vanuit de directie kwam een kaartje op het privéadres, een blijk van waardering. Dit deden zij om het contact tussen collega’s te optimaliseren en de werknemers bij Twence betrokken te laten blijven.’
“Het thuiswerkplan van Twence is geborgd in ons TPOW-beleid (Tijd- en Plaats Onafhankelijk Werken)”
Twence’s thuiswerkbeleid: zo hebben zij het geregeld
‘Het thuiswerkplan van Twence is ons TPOW-beleid (Tijd- en Plaats Onafhankelijk Werken). Bewust noemen we het Tijd- en Plaats Onafhankelijk Werken, omdat onze werknemers niet per se van Twence thuis hoeven te zijn om te werken. Thuiswerken is bij ons een recht, geen plicht. Thuiswerken kan bijvoorbeeld ook ‘op vakantie’ zijn. Of misschien heb je een andere plek waar je fijner kunt werken. Waar en op welk moment er gewerkt wordt is niet zozeer van belang. We maken wel afspraken over wanneer we gezamenlijk beschikbaar zijn en hoe de bedrijfstijden gewaarborgd worden en dat we werken volgens de regels van de ARBO-wet. Ons post-coronabeleid bestaat uit het maximaal 2 dagen per week TPOW-werken. Ook het faciliteren van de thuiswerkplek is opgenomen in ons TPOW-beleid. De thuiswerkmiddelen worden in bruikleen uitgegeven. Na uitdiensttreding kan de medewerker kiezen om ze tegen een percentage van de kostprijs over te nemen.’
Faciliteren van de thuiswerkplek ook in TPOW- beleid
Egon: ‘In ons TPOW-beleid is opgenomen dat wij middelen verstrekken; laptop, bureaustoel, voetenbank, tweede beeldscherm, beeldschermverhoger, toetsenbord en muis. Deze middelen kunnen werknemers bestellen, maar moeten vooraf worden geaccordeerd door de leidinggevenden. De middelen worden thuis afgeleverd, rechtstreeks door de leverancier. Het pakket is zo samengesteld dat ze voldoen aan de ARBO-eisen. Mocht er sprake zijn van ergonomische klachten dan vindt er maatwerk plaats en kunnen er op advies van de veiligheidskundige aanvullende aanpassingen of middelen verstrekt worden. Bijv. een aangepast toetsenbord of bureaustoel.
Waarom een thuiswerkplan /TPOW voor organisaties?
Een heldere visie en een goed doordacht beleid vormen de randvoorwaarden om TPOW (Tijd- en Plaats Onafhankelijk Werken) met succes te bevorderen en tekortkomingen effectief aan te pakken. Ze zorgen ervoor dat iedereen weet wat de organisatie met TPOW wil bereiken en hoe zij dit doel wil realiseren. Daarom stimuleert Regio Zwolle Mobiel/ Twente Mobiel organisaties die zelf een thuiswerkplan opstellen. Waar nodig is geven wij gratis advies via een gesprek met onze mobiliteitsadviseurs.
Wat is het doel van jullie thuiswerkplan?
De belangrijkste thema’s die terugkomen in het thuiswerkplan van Twence zijn: leiderschap, vitaliteit, faciliteiten en werk-privébalans.
‘Het doel van ons thuiswerkplan (TPOW-beleid) is het opstellen en voorzien van de voorwaarden en faciliteiten. In ons beleid gaan we uit van leiderschap ‘ in de lijn’. Dat betekent dat de leidinggevende en de medewerker zelf met elkaar in gesprek gaan over het TPOW-werken, de resultaten en de faciliteiten die ervoor nodig zijn.
Tenslotte hebben in ons beleid ook aandacht voor het welzijn in de thuissituatie van onze mensen. De leidinggevende vraagt goed door op de omstandigheden; zijn er kinderen waarvoor thuisonderwijs gegeven moet worden en hoe kan dan de aandacht verdeeld worden, etc.’
Voordeel Twence’s thuiswerkbeleid
Gisela: ‘Wij vinden TPOW een voordeel. We merken dat ‘afwezig’ zijn op de werklocatie niet leidt tot ‘minder presteren’ Alle medewerkers hebben de team- en jaardoelstellingen gehaald en zelfs meer dan dat. Na corona dus maximaal twee dagen per week TPOW om toch de gelegenheid te hebben om elkaar op kantoor te zien.
Ons thuiswerkbeleid is in eerste instantie gericht op de werknemers. Zij hebben het recht op thuis te werken. Zij kunnen overleggen met hun leidinggevende met het verzoek om thuis te mogen werken. Maar de leidinggevende kan ook het initiatief nemen om de medewerker op afstand te laten werken, denk hierbij aan een medewerker die niet naar het werk kan komen vanwege een gebroken been, maar prima nog het e.a. thuis kan doen.’
“Alle medewerkers kunnen deelnemen aan het fietsplan, waarbij ze tot € 1500,- budget kunnen ontvangen om een fiets belastingvrij kunnen aanschaffen”
Niet iedereen kan bij jullie thuiswerken. Hebben jullie ook speciale maatregelen voor het personeel die wel naar hun werkplek moeten reizen?
‘Medewerkers in de operationele dienst moeten altijd bij Twence zijn. Ze werken veelal in ploegen en reizen dan buiten de spitsuren. Alle medewerkers kunnen deelnemen aan het fietsplan, waarbij ze tot € 1500,- budget belastingvrij aan een fiets kunnen besteden. In de coronaperiode hebben we ‘bubbels’ voor de teams gecreëerd. Derden hebben geen toegang tot de bubbels of de locaties. Uit alle vijf teams hebben we telkens 1 medewerker thuis laten blijven, zodat we een reserveteam klaar hebben staan, mocht er sprake zijn van besmetting van een team. Dit doen we omdat we werken in een continurooster dat kwetsbaarder is bij uitval van 1 of meerdere teams.’
Betrokkenheid en ludieke acties
‘Personeelsbijeenkomsten, teamoverleg of 1-op-1 gesprekken houden wij via Teams. Het advies is om zoveel mogelijk thuis te werken, maar je mag max. 1 dag per week naar het werk komen, dit vooral om contact met de collega’s te houden.
Door ludieke acties zorgen wij dat de werknemers betrokken bleven; lunchvergaderen op afstand, de lunch wordt dan thuisbezorgd. Medewerkers gingen eerder lunchwandelen maar op eigen initiatief van meerdere teams gingen werknemers een ‘Ommetje’ doen. Het snel aanbieden van thuiswerkmiddelen en op thuisadres afleveren werd door de collega’s het meest gewaardeerd. ‘
Is thuiswerken een blijvertje?
Egon: Thuiswerk is bij ons een blijvertje, maximaal twee dagen per week. Op dit moment hebben veel medewerkers die al vanwege corona thuiswerken interesse getoond en zich aangemeld om TPOW te blijven werken. Ook zijn er werknemers die liever wel ‘gewoon’ naar kantoor gaan na corona. We houden de versoepelingen goed in de gaten. Als de mogelijkheid zich voordoet, krijgen zij de ruimte om te werken op kantoor waar het coronaproof kan. Binnen Twence is een ‘ coronateam ingesteld dat de landelijke ontwikkelingen volgt en de organisatie van advies en aanwijzingen voorziet.
Hebben jullie thuiswerk-tips om andere werkgevers te inspireren?
Egon en Gisela gaven nog 3 belangrijke tips speciaal voor andere werkgevers.
- Faciliteiten in bruikleen
Verstrek thuiswerkmiddelen in bruikleen. Hierdoor heb je minder kans op commotie over eventuele heffingen, kosten of discussie. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker eigen middelen inzet voor het werk en het stuk gaat of wordt gestolen. - Wees betrokken als leidinggevende
Houdt als leidinggevende de ‘vinger aan de pols’. Vraag altijd door hoe het met de medewerker gaat. Bijvoorbeeld over de omstandigheden, met name in de coronaperiode blijkt dat ouders met jonge kinderen het zwaar hebben. Werk kan dan op een ander moment uitgevoerd worden of soms wordt er iets minder gewerkt. Na de coronaperiode blijft ook het doorvragen over de omstandigheden van belang. Leidinggevende en medewerker komen tot maatwerk waar beiden een goed gevoel aan over houden - TPOW-beleid
Wij hebben ‘monitoring/evaluatie van TPOW-werken opgenomen in de periodieke gesprekscycli waardoor TPOW meerdere keren per jaar aandacht krijgt.
Benieuwd hoe jij kunt bijdragen aan duurzame mobiliteit?
Neem direct contact op met één van onze mobiliteitsmakelaars en ontvang onafhankelijk, persoonlijk advies op maat.
Regio West-Overijssel
06 2535 7227
a.helfrich@overijssel.nl
Regio Twente
06 2557 8096
r.rutten@overijssel.nl
Blijf op de hoogte van nieuwe voorbeelden, acties en subsidies.
Ontvang onze maandelijkse nieuwsupdates of volg ons via LinkedIn!
