Op 1 januari 2023 zijn er weer fiscale veranderingen in het mobiliteitsbeleid van werkgevers. Dit heeft ook gevolgen voor u. Lees hier er alles over. Mochten zaken onduidelijk zijn, neem dan contact op met één van onze mobiliteitsmakelaars.
Vergoedingen en fiscale regels in 2023
Wat zijn de huidige regels en wat gaat er precies wijzigen? En nog belangrijker, welke opties zijn er voor u als werkgever om hiermee om te gaan? In dit artikel vertellen wij u meer over reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en de thuiswerkplek kosten, want waar moet u allemaal op letten?
Reiskostenvergoeding
Reiskostenvergoeding verandert per 1 januari 2023. Het gaat om de volgende 2 situaties:
En dat in ruil voor de belastingvrije reiskostenvergoeding van de werkgever. De werkgever kost dit niets. Voor de medewerker heeft het gevolgen voor een eventuele uitkering, pensioen en vakantiegeld.
1.Reisgedrag is moeilijk in te schatten
Voor de medewerker is het moeilijk in te schatten hoe vaak hij/zij thuiswerkt en reist. Hij/zij werkt niet op vaste dagen thuis of niet een vast aantal dagen per week thuis. De medewerker ontvangt dan een vergoeding per reisdag met bijbehorende reisadministratie. De werkgever kan aan medewerkers een belastingvrije reiskostenvergoeding van € 0,21 per km geven.
Een medewerker kan de reiskostenvergoeding van zijn salaris laten inhouden. Zijn/haar brutoloon wordt daardoor lager.
2. Reisgedag is makkelijk in te schatten
Voor de medewerker is het goed in te schatten hoe vaak hij/zij thuiswerkt en reist. De medewerker ontvangt een vaste onbelaste vergoeding voor de gereisde dagen. Als de werkgever afspraken met de medewerker maakt over het aantal structurele thuiswerk- en kantoordagen, kan de werkgever vanaf 2022 een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerken combineren met een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Dan geldt wel de “128 en 214 dagen fictie” uit de wettelijke regeling.
Meer informatie
Dat betekent dat een vaste vergoeding worden verstrekt alsof op 214 dagen wordt gereisd, als op tenminste 128 dagen in het kalenderjaar naar de vaste werkplek wordt gereisd.
Als de werkgever met de medewerker heeft afgesproken om bijvoorbeeld 2 dagen structureel thuis te werken en 3 dagen naar de vaste werkplek te reizen, dan kan een onbelaste gecombineerde reis- en thuiswerkvergoeding worden verstrekt van 60% voor het reizen.
Het voordeel van vaste reiskostenvergoeding is dat deze bij tijdelijke afwezigheid op kantoor, door bijvoorbeeld ziekte, kan worden doorbetaald.
Pas als de medewerker langer dan 6 weken afwezig is op kantoor, stopt de vaste vergoeding. De betaling van de vaste vergoeding kan worden hervat vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin de medewerker hersteld is.
Voor de reiskostenvergoeding in 2022 voldoet de medewerker in fulltime-dienst aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij/zij ten minste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist.
In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de medewerker op ten hoogste 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt bij een woon-werkafstand van 20 km dan afgerond € 90 per maand: (129 dagen x 20 kilometer x 2 x € 0,21) / 12 maanden.
Let op: als de werkgever met de medewerker geen afspraken maakt over een vast reis- en thuiswerkpatroon, dan kan de vergoeding alleen worden gebaseerd op de werkelijke reisdagen. Dit is aan de orde als de werkgever in het geheel geen afspraken met de medewerker maakt over vaste kantoor- en thuiswerkdagen.
Subsidie voor stimuleren thuiswerken
Wist u dat u een subsidie kunt krijgen voor het inhuren van een externe adviseur? De adviseur stelt samen met u een thuiswerkplan op. In dit plan geeft u aan hoe u medewerkers structureel laat thuiswerken en spreid in het verkeer. Ook is er cofinanciering mogelijk voor duurzame mobiliteitsoplossingen zoals: e-bikes, deelmobiliteit, voorzieningen voor videoconferencing, fietsbeloningssystemen enz.
Thuiswerkvergoeding
Vanaf 2022 kan een werkgever een medewerker een vrijgestelde vergoeding geven voor de thuiswerkkosten van maximaal € 2,15 per thuisgewerkte dag. Het gaat om extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Deze thuiswerkvergoeding van € 2,15 per thuisgewerkte dag, mag ook worden verstrekt als een medewerker een deel van de dag thuiswerkt.
Voor de thuiswerkvergoeding moet een medewerker in fulltime-dienst wel aan de voorwaarde voldoen de 128-dagenregeling toe te passen als hij/zij ten minste 51 dagen van het kalenderjaar (2/5 van 128 dagen) thuiswerkt.
In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de medewerker op ten hoogste 86 dagen (2/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar thuiswerkt.
De maximaal te ontvangen onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt voor deze medewerker afgerond € 14,87 per maand: (83 dagen x € 2,15) / 12 maanden.
Wanneer de werkgever concrete afspraken met medewerkers heeft gemaakt over het aantal thuiswerkdagen, dan hoeft dat bij een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding niet tot een aanpassing van de vaste vergoedingen te leiden.
Meer informatie
Voor de thuiswerkvergoeding geldt voorts dat als sprake is van het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een OV-chipkaart, een OV-abonnement, een auto of fiets van de zaak, de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen kan worden toegepast als op de betreffende thuiswerkdag geen gebruik is gemaakt van dit ‘vervoer vanwege de werkgever’ om hiermee naar de vaste werkplek te reizen.
Het achterliggende idee is dat als op kosten van de werkgever op een gemengde werkdag naar de vaste werkplek wordt gereisd voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten kan worden gegeven.
Het op een thuiswerkdag gebruiken van de auto van de zaak voor een privé rit staat een vergoeding van thuiswerkkosten niet in de weg.
Nog even dit.
Als een medewerker op één dag zowel deels thuiswerkt als naar de vaste werkplek reist, kan de werkgever óf de gerichte vrijstelling voor de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer óf de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen. Op een dergelijke ‘gemengde’ werkdag is samenloop van deze vrijstellingen dus niet toegestaan.
Dit geldt zowel voor een vergoeding die is gebaseerd op € 0,21 per woon-werkkilometer als voor het vergoeden van de werkelijke OV-kosten.
Thuiswerkplek kosten
Een werkgever kan de kosten van thuiswerken belastingvrij vergoeden als er een zelfstandige werkkamer is met eigen sanitair en een eigen ingang. Dit geldt bovendien ook wanneer de werknemer huur betaalt voor het gebruik van de werkkamer.
Een werkgever mag het volgende onbelast vergoeden of verstrekken:
- Laptops, smartphones, gereedschap en soortgelijke apparatuur als werkgever in alle redelijkheid vindt dat deze spullen nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook een internetabonnement.
- Inrichting werkkamer: een werkgever is volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van de medewerker, ook als bij thuiswerken. Dit betekent dat Arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mogen worden gesteld of vergoed. Hieronder vallen ook een bureau, stoel en lampen die de medewerker in zijn/haar werkkamer nodig heeft. De werknemer mag hiervoor geen eigen bijdrage betalen.
Deze vergoedingen of verstrekkingen vallen dus niet onder de thuiswerkvergoeding.
Gaat een medewerker uit dienst of komt weer volledig naar kantoor, dan moet de medewerker de spullen weer inleveren of er op basis van de dagwaarde een vergoeding ervoor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast.
Vragen? Stel ze aan onze experts
Heeft u vragen na het lezen van dit artikel? Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Neem contact op met onze mobiliteitsmakelaars.
Benieuwd hoe jij kunt bijdragen aan duurzame mobiliteit?
Neem direct contact op met één van onze mobiliteitsmakelaars en ontvang onafhankelijk, persoonlijk advies op maat.
Regio West-Overijssel
06 2535 7227
a.helfrich@overijssel.nl
Regio Twente
06 2557 8096
r.rutten@overijssel.nl
Blijf op de hoogte van nieuwe voorbeelden, acties en subsidies.
Ontvang onze maandelijkse nieuwsupdates of volg ons via LinkedIn!
